Vanhempien kokoukset ja tiedotus
VANHEMPIEN KOKOUKSET
Joukkueet järjestävät pelaajien vanhempien kokouksia kauden aikana vähintään kaksi-kolme. Kauden alkaessa loka-marraskuussa, kesän pelikauden alkaessa huhti-toukokuussa ja suositeltavaa on, että pelikauden jälkeen elo-syyskuussa. Useamminkin voi kokoontua tarpeen mukaan.
Vanhempien kokousten aiheet
1. kokous kauden alkaessa (loka-marraskuussa)
* Esitellään joukkueen valmentajat ja pelinjohtajat
* Valitaan joukkueen toimihenkilöt (vähintään joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja)
* Päätetään joukkueen toimintasuunnitelma tai sovitaan sen laatimisen periaatteet
* Esitellään / laaditaan joukkueen talousarvio
* Sovitaan pelaajamaksun suuruudesta, maksuohjelmasta ja laskutustavasta
* Päätetään varainhankintatoimenpiteistä esim. osallistuminen talkoisiin
* Päätetään vanhempien säännöt
* Päätetään alustavasti leireille osallistumisesta
* Muut vanhempien, valmentajien tai toimihenkilöiden esille nostamat asiat
2. kokous pelikauden alkaessa huhti-toukokuussa
* Luodaan katsaus menneeseen harjoituskauteen
* Esitellään suunnitelma kesäajan toiminnasta
* Sovitaan kotiotteluiden järjestelyistä (Esim. vanhempien osallistuminen kirjuri- ja aputuomaritehtäviin)
* Tarkistetaan pelikauden talousarvio sekä pelaajamaksun suuruus
* Valmentajat esittelevät peluuttamisen periaatteet
* Sovitaan viimeistään tässä osallistumisesta Superpesisotteluiden kenttämyyntitalkoisiin
* Muut vanhempien, valmentajien tai toimihenkilöiden esille nostamat asiat
3. Pelikauden jälkeen (elo-syyskuussa)
* Arvioidaan joukkueen toimintaa suhteessa asetettuihin tavoitteisiin
* Käydään lävitse joukkueen talouden toteuma ja päätetään ylijäämän käytöstä tai alijäämän kattamistavasta.
* Annetaan vanhemmille mahdollisuus antaa palautetta ja kehittämisehdotuksia
* Päätetään joukkueen omien päättäjäisten järjestämisestä
* Tiedotetaan seuraavan kauden aloitukseen liittyvistä asioista
* Päätetään, kuinka valmentajia kiitetään kuluneesta kaudesta
* Muut vanhempien, valmentajien tai toimihenkilöiden esille nostamat asiat
Lisäksi vanhempien kokous tulee järjestää muulloinkin, jos
- joukkueen toimintatapoihin / organisaatioon tulee merkittävä muutos
- pelaajien/vanhempien käyttäytyminen vaatii erityistä huomiota
- joukkueen talouden kulut muuttuvat merkittävästi esitetystä talousarviosta. (vaikutus oleellinen sovittuun pelaajamaksuun tai tehtäviin talkootöihin)
- yli kolmannes pelaajien vanhemmista vaatii esim. tiedonkulun tehostamiseksi
Vanhempien kokouksista laaditaan aina muistio, johon kirjataan sovitut asiat. Muistio julkaistaan sähköisesti niin, että se on kaikkien joukkueen vanhempien luettavissa. Tämä onnistuu esimerkiksi joukkueella seuran www-sivuilla olevien joukkuesivujen kautta tai joukkueen nimenhuudossa.
TIEDOTTAMINEN VANHEMMILLE
Joukkueenjohtajan tulee tiedottaa kaikista joukkueen toimintaan oleellisesti vaikuttavista asioista vanhemmille. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota riittävän aikaiseen ennakkotiedottamiseen, jotta vanhemmat osaavat huomioida perheen arkeen vaikuttavat asiat ajoissa.
Talousasioiden tiedottamisessa kannattaa olla perusteellinen. Vanhemmat ovat valmiita maksamaan toiminnasta aiheutuvat kustannukset, kun he tietävät tarkasti mistä maksut aiheutuvat. Lisäksi talkootehtäviin liittyvä tiedottaminen kannattaa tehdä kaikilta osin hyvin.
Joukkueita suositellaan käyttämään ”Nimenhuuto” nimistä sovellusta, jonne merkitään pelit, harjoitukset ja muut tapahtumat ja missä pelaajat ja heidän vanhempansa täydentävät tietoja osallistumisista. Nimenhuudossa voidaan rajatusti käydä keskusteluakin, jakaa tehtäviä vanhempien kesken ja sinne voidaan tallentaa kaikkien luettavaksi.
Tämän ohella joukkueen on syytä ottaa käyttöön oma sähköpostilistansa eri asioiden tiedottamiseen. Vanhempien ja pelaajien omat whatsApp –ryhmänsä ovat myös hyvin suositeltavia viestintäkanavia. Joukkueen omia www-sivuja voi hyödyntää myös tiedon välityksessä.